Les bénéfices et avantages de l'utilisation de la visioconférence

Comparé aux réunions traditionnelles généralement organisées par les entreprises, la visioconférence ou vidéoconférence présente de nombreux bénéfices et avantages, non négligeables, qui attirent de plus en plus les entreprises d’aujourd’hui pour l’organisation de leurs réunions.

DWPRO, distributeur expert visioconférence, a listé pour vous un ensemble de bénéfices et avantages liés à l’utilisation de la visioconférence ou vidéoconférence pour les entreprises.

1. Gain de temps 

Le gain de temps est le premier avantage constaté lors de l’utilisation de la visioconférence ou vidéoconférence. En effet, le temps perdu lié à la nécessité de se déplacer pour pouvoir assister à une réunion est du temps précieux qui pourrait être consacré à d’autres activités beaucoup plus productives et plus bénéfiques pour l’entreprise. L’utilisation de la visioconférence ou vidéoconférence pour l’organisation de vos réunions s’avère donc être la solution idéale qui vous permettra d’économiser ce temps perdu et de l’optimiser.

2. Réduction des frais de déplacement

Un deuxième avantage lié à l’utilisation de la visioconférence ou vidéoconférence est bien entendu le gain d’argent lié à la réduction des charges de l'entreprise. Le coût des déplacements en France pèse plus de 30 milliards d’euros par an, 2ème poste après les dépenses salariales (source ADEME). Les économies réalisées sur les frais de déplacement grâce à la visioconférence ne sont pas négligeables. En organisant une visioconférence ou vidéoconférence, l’entreprise évitera les coûts relatifs aux transports ainsi que tous les frais annexes tels que l’hébergement ou encore la restauration.

3. Réduction des risques et de la fatigue liés aux déplacements

Un bénéfice à ne pas négliger non plus, la santé et le bien être des employés, cadres et dirigeants qui mènent leurs réunions en visioconférence ou vidéoconférence plutôt qu'en face à face. Moins de risques d'accidents, de temps passé dans les transports et les embouteillages qui engendrent de la fatigue et qui à la place génèrent plus de productivité (voir ci-dessous).

4. Gain de productivité

Le fait que la visioconférence ou vidéoconférence rende les réunions beaucoup plus efficaces, collaboratives et plus productives se présente également comme un avantage important à prendre en compte. En effet, en comparaison à une réunion traditionnelle, lors d’une visioconférence ou vidéoconférence les intervenants sont beaucoup plus réceptifs ; le problème soulevé attire leur attention et ainsi, les prises de décision et les négociations sont accélérées.

5. Quand on veut, où on veut

La visioconférence ou vidéoconférence permet également la suppression des limites géographiques. En effet, la visioconférence permet à ses utilisateurs d’étendre leur réseau de collaboration à travers le monde de n’importe où, n’importe quand et avec n’importe qui.

6. Réduction des absences, augmentation du télétravail

Grèves des transports, épidémies, mauvais temps, autant de raisons qui autrefois créaient des absences aux réunions. Avec la visioconférence ou vidéoconférence et le télétravail (en home office - à la maison, ou encore en espace de co-working), plus d'excuses pour ne plus assister aux réunions. Ainsi, la visioconférence ou vidéoconférence vous offre la possibilité d’augmenter le taux de participation ; les absences ne sont plus à l’ordre du jour.

7. Plus de réactivité et d’échanges

Et puisqu’un avantage peut en cacher un autre, on peut alors noter le renforcement de la réactivité des intervenants et aussi la création de relations professionnelles. De par sa simplicité d’utilisation et sa convivialité, la visioconférence ou vidéoconférence permet l’optimisation de la communication à travers des échanges riches et réactifs. On parle maintenant de visio-collaboration ou de vidéo-collaboration. Les intervenants sont également facilement joignables et les plannings chargés ne sont alors plus un problème.

8. Augmentation de la motivation

La motivation des collaborateurs est aussi un avantage important de la visioconférence ou vidéoconférence. En effet, la sensation de fatigue liée aux déplacements disparaît avec l’utilisation de la visioconférence ou vidéoconférence, les collaborateurs se sentent valorisés car aidés dans l’organisation de leur travail et l’amélioration de leur rythme de travail. Les collaborateurs deviennent donc plus dynamiques et plus productifs.

9. Diminution du stress

De plus, un avantage pouvant être souligné en visioconférence ou vidéoconférence est la diminution du stress engendré par la logistique des réunions traditionnelles, les déplacements et le mauvais équipement des salles de réunions traditionnelles.

10. Un meilleur bilan carbone

Et enfin, un avantage de l’utilisation de la visioconférence ou vidéoconférence à ne surtout pas omettre est la contribution à la protection de l’environnement ; l’un des tous premiers impacts environnementaux d’une société tertiaire réside dans ses déplacements (jusqu’à 50% des émissions de CO2 y sont liés). A titre d'exemple, si chaque entreprise réduisait de 10% ses déplacements, cela représenterait une économie annuelle de plus de 11 millions de tonnes de CO2 ! (source WWF)