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19 Juin 2020

Qu'est-ce qu'une huddle room et comment l'aménager ?

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises optent pour moins de bureaux indépendants et plus d'espaces de travail partagés qui favorisent la communication et aident à la productivité.
Aménagement d'Espaces Technologiques

L'une des plus grandes tendances à l'origine de l'évolution des salles de réunion sont les open spaces. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises optent pour moins de bureaux indépendants et plus d'espaces de travail partagés qui favorisent la communication et aident à la productivité. Selon les récentes tendances du marché identifiées par Frost & Sullivan, les huddle rooms devraient remplacer près de 70 % de toutes les salles de réunion d'ici 2022.

Voici un inventaire complet des avantages des huddle rooms et des tendances technologiques pour vous aider à pérenniser vos bureaux grâce à des huddle rooms efficaces et productives.

 

Qu'est-ce qu'une "huddle room" ?

Une "huddle room" est une petite salle de réunion équipée de capacités audio/vidéo que les entreprises utilisent pour des réunions d'équipe rapides (aussi appelées "Team huddles"). Parfaite pour les sessions de travail non planifiées et les réunions planifiées, les salles de réunion permettent aux équipes de discuter sans avoir à réserver une salle plus grande.

 

 

5 avantages des petites salles de réunion et huddle rooms

Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, les espaces de travail en commun et les universités ont tous commencé à construire ces petites salles agiles pour permettre aux petites équipes de travailler ensemble plus efficacement. Les salles de réunion sont généralement peu coûteuses à aménager et ne nécessitent que peu d'espace physique, et nombreux sont ceux qui affirment qu'elles sont les plus productives du bâtiment. Voici les cinq principaux avantages au déploiement de huddle rooms :

 

1. Aucune réservation requise

De nombreuses organisations choisissent de déployer des salles de réunion sans système de réservation. Ainsi, les équipes peuvent disposer d'un lieu de réunion pour une séance de travail improvisée sans avoir à arrêter ce qu'elles font et à créer une réunion programmée.

 

2. Transformer les petites salles sous-utilisées en espaces efficaces

La plupart des petits espaces de réunion sont sous-utilisés car ils ne disposent pas de la technologie nécessaire pour des réunions productives. Pour aider à résoudre le problème de la sous-utilisation, les fournisseurs de visioconférence ont commencé à développer des systèmes de visioconférence optimisés pour les petites salles de réunion et les huddle rooms, permettant aux organisations d'équiper facilement leurs salles de réunion de tous les avantages de la visioconférence.

 

3. Conserver les grandes salles de conférence pour les grandes réunions

Selon une étude récente du cabinet d'analystes Frost & Sullivan, 75% des réunions dans les grandes salles de conférence se déroulent entre trois ou quatre personnes seulement, ce qui fait que le reste des chaises vides est un gaspillage d'espace. Les huddle rooms sont parfaitement dimensionnées pour les synchronisations des petites équipes.

 

4. Idéal pour les membres d'équipes en travail à distance

Les huddle rooms permettent aux équipes et aux travailleurs à distance de se connecter en face à face pour toute réunion ou de synchroniser rapidement les équipes tout au long de la journée. Et si les salles de conférence traditionnelles sont idéales pour les visioconférences avec de grands groupes afin de capturer tout le monde dans la pièce, les huddle rooms sont parfaitement dimensionnées pour donner à chacun une présence égale dans la réunion vidéo. La cadence régulière des appels vidéo dans les huddle rooms peut faire en sorte que les équipes distantes se sentent moins distantes.

 

5. Une mise en place peu coûteuse

Les espaces de travail plus petits ont un budget plus restreint et nécessitent moins de complexité, de sorte que la technologie de la pièce doit être rentable et facile à utiliser. Des solutions USB de salles de réunion et des systèmes de salles de réunion spécialement conçus peuvent être installés pour un coût inférieur à celui d'un ordinateur portable. Et avec un cycle de vie géré sur le long terme de six à huit ans, vous obtiendrez un excellent ROI (retour sur investissement) pour les années à venir.

 

 

Les 3 meilleurs conseils pour une huddle room productive

Voici trois conseils qui garantiront la réussite de vos réunions dans les huddle rooms :

 

1. Garder la réunion à la bonne taille

La taille limitée d'une salle de réunion est une excellente analogie avec la taille d'une équipe fonctionnelle pour collaborer et faire du travail. Plus il y a de gens qui se joignent à la réunion, plus les choses peuvent être distrayantes. Utilisez de grandes salles de conférence pour la première session de brainstorming, puis utilisez les salles de réunion pour les réunions en petits groupes et retrouvez-vous dans la salle de conférence pour partager le contenu et les résultats.

 

2. Optimiser la salle de réunion pour la visio

La plupart des salles de réunion sont conçues avec un seul écran monté au mur et une table de réunion poussée contre le mur. Les salles plus petites, comme les huddle rooms, doivent privilégier un objectif à grand angle de vue pour aider à capturer les participants à la réunion assis près de la caméra.

 

3. N'oubliez pas d'être vous-même

Nous avons bien dépassé le stade où la visioconférence était uniquement utilisée pour les réunions trimestrielles du conseil d'administration avec votre équipe de direction - elle s'est transformée en un moyen quotidien de communication face à face. Tout comme les SMS, les conversations téléphoniques ou les conversations en personne avec vos collègues, la visioconférence permet de discuter de ce qui est en train d'être discuté. Ne vous inquiétez donc pas lorsqu'il s'agit d'être filmé - restez vous-même !

 

 

Comment aménager votre hudle room : Les 5 incontournables de toute huddle room réussie

Que votre entreprise commence tout juste à mettre en place des solutions de salles de réunion pour les petites équipes ou que vous cherchiez un moyen d'optimiser vos anciennes salles avec une technologie de collaboration moderne, il vous faudra inclure ces cinq incontournables dans votre conception :

 

1. Le mobilier

Suivez votre culture d'entreprise lorsque vous décidez des styles pour vos salles de réunion - des styles, au pluriel, car de nombreuses entreprises optent pour un look unique pour chaque espace. La superficie limitée d'une huddle room vous permet de faire des choix audacieux sans avoir à rénover complètement l'ensemble du bureau. La pièce type comprendra quatre ou cinq sièges et des surfaces de travail durables. Si la conception de salles de réunion/conférence et la décoration intérieure ne sont pas votre fort, demandez l'aide d'une agence ou consultez votre moteur de recherche préféré pour trouver des idées. Voici quelques mots clés pour vous aider à démarrer : bureau moderne, grande salle de réunion et bureau créatif.

 

2. L'écran

Bon, votre salle de réunion est ornée d'un sol en béton teinté, d'une porte de grange récupérée, de tuyaux exposés, d'un plan de table en aluminium de qualité aéronautique et de chaises design - et maintenant ? Il est temps de mettre en place la technologie qui transformera votre huddle room en un lieu de collaboration. Que vous soyez en train de réfléchir à des concepts pour la dernière vidéo du marketing ou d'analyser des données dans un rapport de vente, la disponibilité d'un écran sur lequel afficher et partager est essentielle pour cet espace. Les équipes ne devraient pas avoir à se réunir autour d'un ordinateur portable pour visionner une présentation ou mener une visioconférence avec d'autres interlocuteurs.

Les prix des écrans ont considérablement baissé ces dernières années, alors allez-y aussi gros que votre budget le permet - mais n'oubliez pas qu'il s'agit encore d'un petit espace, donc la gamme 42"-50" est probablement suffisante. Lorsque vous décidez de la hauteur de montage, nous vous recommandons de rester à la hauteur des yeux, en particulier lorsque vous équipez des salles pour qu'elles puissent communiquer entre elles avec une solution de visioconférence en salle de réunion.

 

3. Un tableau blanc

Que ce soit un tableau blanc traditionnel, un tableau blanc interactif ou simplement un panneau de verre, assurez-vous de ne pas négliger la possibilité d'écrire des idées et des concepts dans la huddle room. Les tableaux blancs peuvent servir d'outil d'annotation pour les idées que vous n'êtes pas prêt à mettre en pratique, vous aider à visualiser vos priorités et fournir une méthode facile pour modifier les idées lorsque vous vous rendez compte qu'il y en avait quelques unes de mauvaises dans le brainstorming. Un outil de capture de tableau blanc tel que Kaptivo vous permettra de sauvegarder et de partager en toute simplicité vos notes sans avoir à en prendre des photos.

 

4. L'ambiance

Acoustique : Avec la transition de nombreux bureaux vers un concept de plan d'étage plus ouvert, il est plus important que jamais de disposer d'espaces de collaboration désignés, exempts de bruit et de distractions. Le traitement acoustique empêche les fuites de bruit à l'intérieur et à l'extérieur de la pièce, et une installation de microphones de qualité professionnelle peut augmenter considérablement la qualité audio d'une réunion grâce à une réduction native du bruit ambiant et à une couverture complète de la pièce.

Éclairage : L'éclairage naturel a été associé à une meilleure santé et à un engagement accru des employés. Il s'agit d'un merveilleux complément à de nombreux espaces de réunion, mais il faut veiller à contrôler l'éclairage dans les salles de réunion dotées de fenêtres. Les salles ensoleillées au mauvais moment de la journée peuvent paraître délavées sur vidéo, et une source de lumière située directement derrière un sujet peut créer un contre jour.

 

5. La connectivité vidéo

La visioconférence permet aux membres de l'équipe d'avoir un siège à la réunion, où qu'ils soient. Ainsi, si votre équipe comprend des télétravailleurs, des personnes situées sur un autre campus ou des collègues qui voyagent régulièrement, une solution de visioconférence est un investissement intelligent pour maintenir la collaboration et le lien au sein de votre groupe. Lorsque vous équipez votre salle de réunion avec de la visioconférence, veillez à rechercher une solution facile à gérer et à utiliser, qui réponde à vos exigences en matière de sécurité et de fiabilité et, par-dessus tout, qui aide vos équipes à se sentir aussi connectées que possible. Des solutions de visioconférence USB sont des solutions pour les huddle rooms conçues pour la flexibilité des dispositifs, tandis qu'un Lifesize Icon 300 vous offre une solution tout-en-un éprouvée avec partage de contenu 4K full-motion pour une expérience de huddle room inédite.

 

 

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