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20 Mars 2020

Les systèmes de réservation de salles avec Extron

Dans les environnements professionnels actuels, la recherche d'une salle de réunion disponible peut se révéler laborieuse en raison de la forte popularité de ce lieu d'échange.
Affichage Dynamique

Dans les environnements professionnels actuels, la recherche d'une salle de réunion disponible peut se révéler laborieuse en raison de la forte popularité de ce lieu d'échange. Avec le système de réservation de salles Extron, la réservation d'une salle gagne en simplicité. Ce système autonome est composé d'écrans de réservation de salles TouchLink® au design ingénieux qui se connectent directement à Microsoft Exchange, Office 365, ou Google Calendar.

Les utilisateurs peuvent effectuer des réservations directement depuis ces écrans, un ordinateur, ou encore un smartphone ou une tablette connecté(e) à un serveur de messagerie compatible.

 

Une solution bien adaptée à la gestion d'installations 

Adaptez le système de réservation de salles à votre organisation, y compris vos bureaux internationaux. Le système de réservation de salles Extron s'intègre aisément à une infrastructure déjà en place ; il n'est donc pas nécessaire d'y ajouter de nouveaux services de calendrier. Sécurisé et évolutif, ce système est la solution idéale pour toute organisation, indépendamment du nombre de salles de conférence.

 

Des détecteurs de présence pour contrôler la disponibilité d'une salle 

En associant les écrans de réservation de salles TouchLink à des détecteurs de présence, vous renforcez l'utilisation rationnelle des ressources des espaces de réunion. De quoi limiter les risques de réunions « fantôme » et « zombie », lorsque des salles réservées sont inoccupées, et de gaspillage des ressources, entraînant une baisse de la productivité des équipes. Les détecteurs de présence indiquent la disponibilité d'une salle de réunion, qu'elle soit extraordinaire ou planifiée, aux prochains utilisateurs.

 

Analyse des données de réservation de salles 

Les écrans de réservation de salles TouchLink fournissent des données utiles pour analyser minutieusement l'utilisation, les flux d'activité, et les taux d'occupation des salles sur l'ensemble d'un site. Le fichier d'activités de réservations affiche instantanément le taux d'occupation des salles et les informations relatives à la réunion sur chaque écran tactile. Il suffit de télécharger ce fichier pour obtenir toutes les informations nécessaires à la création de rapports convaincants.

 

Des espaces de réunion bien pensés 

La recherche d'un espace de travail collaboratif disponible peut être longue et fastidieuse. Au-delà de la disponibilité proprement dite d'une salle, il faut souvent tenir compte de ses dimensions et des ressources matérielles disponibles, qui doivent supporter les activités de réunion. D'où l'intérêt du système de réservation de salles Extron. Les écrans de réservation de salles TouchLink affichent des données statistiques utiles pour évaluer les besoins de salles de réunion et prévoir l'aménagement de futures ressources. Les organisations peuvent de cette façon assurer un juste équilibre entre disponibilité, dimensions, et capacités dans leurs espaces de réunion.

 

Sécurité et fiabilité des données orientées entreprise 

Dans les systèmes de réservation de salles Extron, toutes les données d'activité et d'usage proviennent de sources fiables. Extron garantit l'intégrité du système et des données en protégeant les équipements, les applications, et le réseau :

  • Communications cryptées dans l'écosystème
  • Configurations sécurisées d'écrans et accès aux calendriers des ressources avec les identifiants définis par l'organisation
  • Chaque écran conserve une connexion séparée du calendrier des ressources attribué à chaque salle via le serveur de calendriers
  • Gestion de calendriers des ressources selon la politique de gestion et les normes établies par l'organisation

 

Faible coût d'acquisition 

Le système de réservation de salles Extron associe avantageusement un coût d'acquisition faible à des retours sur investissement significatifs mesurés sur une base annuelle. Il s'agit d'une solution immédiatement opérationnelle, mise en place et gérée aisément par l'équipe IT de l'organisation. Elle suit un processus rigoureux d'élaboration et d'évaluation vous assurant un fonctionnement intuitif et des performances optimales. Le système de réservation de salles Extron permet par ailleurs aux administrateurs de gérer en toute simplicité l'accès des utilisateurs. L'impact financier de la maintenance du système est sensiblement réduit, car cette solution supprime les frais périodiques de maintenance et de licence, les besoins de programmation, ainsi que l'installation d'autres équipements sur le réseau.

 

En bref

DWPRO, distributeur expert visioconférence et aménagement d'espaces technologiques, accompagne ses revendeurs et leurs clients dans la mise en place de solutions d'affichage dynamique et de réservation de salles. N'hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire et conseils sur vos projets.

 

Source : Extron - Systèmes de réservation de salles

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