Comment mener à bien l’aménagement d’une salle de visioconférence ?

Comment mener à bien l’aménagement d’une salle de visioconférence ?
En matière de visioconférence il n’existe pas de salle type adaptée au matériel de visioconférence. En effet, tout type de salle peut être utilisé comme salle de réunion et de visioconférence. L’aménagement de ces salles en matériel de visioconférence est simple et efficace. Il faut cependant respecter certains critères d’aménagement afin d’optimiser au mieux l’utilisation du matériel de visioconférence ainsi que l’espace où sera tenue la réunion en visioconférence.
 
L’aménagement d’une salle en matériel de visioconférence passe par cinq éléments principaux :
  • L’emplacement des sièges et du système de visioconférence
  • Le mobilier
  • L’environnement lumineux
  • Les stores et couleurs des murs
  • L’acoustique de la salle
 
1 - Les critères d’aménagement optimaux pour l’emplacement des sièges et du système de visioconférence :
 
·       Le système de visioconférence doit être placé à l’extrémité de la salle de réunion afin que toutes les personnes se trouvant autour de la table soient visibles sur le moniteur
·       Le microphone de table doit être placé à au moins un mètre des participants et à au moins trois mètres du système de visioconférence
·       La camera de visioconférence ne doit pas être positionné face à une fenêtre pour éviter le contre-jour
·       Pour une isolation phonique optimale, le système de visioconférence doit être éloigné de tous systèmes d’air conditionné ou de ventilateurs

2 - Les critères d’aménagement du mobilier de la salle de visioconférence :
 
·       Les tables de réunion et de conférence de la salle doivent être de couleur mate
·       Les tables incurvées, en demi-cercle ou en forme de V permettent une vision directe de 4 à 6 participants à la visioconférence
·       Il est recommandé d’éviter les finitions chrome, métal brillant ou verre sur les tables et les chaises de la salle de visioconférence qui reflètent et la lumière et le son, créant ainsi des perturbations visuelles et auditives dans la salle
·       Une tablette, console ou meuble audiovisuel sera nécessaire pour installer la caméra de visioconférence, les documents et autres périphériques audiovisuels utilisés pour une visioconférence

3 - Les critères d’aménagement de l’environnement lumineux lors d’une visioconférence :

·       Afin d’assurer un éclairage homogène, la combinaison d’éclairage plafond et d’éclairage mural est recommandée pour une salle où se tiennent des visioconférences
·       L’intensité d’éclairage doit atteindre de préférence au moins 740 Lux
·       La lumière fluorescente et la lumière incandescente ne doivent pas être mixées
·       L’éclairage fluorescent indirect à 45° d’angle diminuera les effets d’ombres sur les visages des participants à la visioconférence

4 - Les critères d’aménagement des stores et occultations de la salle de visioconférence :
 
·       Les stores doivent être fermés afin d’empêcher les rayons directs d’atteindre la lentille de la caméra et réduit les effets d’ombres lors de la visioconférence
·       Il est préférable que les stores soient de couleur neutre et homogène. Il est fortement déconseillé d’utiliser des stores à motifs ou rayures
·       Les murs de fond doivent être de couleur uniforme, bleu ou gris de préférence et non réfléchissants. Il est également fortement conseillé d’éviter les rayures et motifs.
 
5 - Les critères d’aménagement des stores et occultations de la salle de visioconférence :
 
Les revêtements de sol et muraux sont recommandés pour une pièce qui sert à mener des visioconférences. En effet, les moquettes au sol, les tapis, rideaux et les murs isolés réduiront la réverbération des sons et des bruits parasites pendant le déroulement de la visioconférence, améliorant ainsi le confort auditif de tous les participants à la visioconférence, surtout ceux du ou des sites distants.
Des solutions professionnelles existent qui permettent d’améliorer et corriger les défauts d’acoustique dans les espaces et salles de réunion où sont menées des réunions en visioconférence. DWPro est à même de mener le diagnostic acoustique de vos espaces de réunion et vous préconiser des solutions adéquates et esthétiques pour remédier aux problèmes d’échos et de réverbération que vous pourriez rencontrer.

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