Le vrai coût de la visioconférence en 2020 : abonnements, matériel et amortissement
Lorsqu'il s'agit d'adopter la visioconférence ou vidéoconférence au travail, il y a deux types de personnes : celles qui "comprennent" intuitivement et celles qui ont besoin d'être convaincues. Pour les personnes du premier camp, l'utilité et la valeur inhérentes d'un système de visioconférence sont évidentes ; pour citer un PDG et grand utilisateur de visioconférence : "Je ne justifie pas le coût de l'utilisation de nos téléphones ou ordinateurs, alors pourquoi justifier le coût de l'utilisation de la visioconférence ? " Mais pour les personnes du second camp, la visioconférence représente un changement par rapport au statu quo et, en tant que telle, elle nécessite une justification supplémentaire des coûts avant de pouvoir être pleinement adoptée dans toute l'organisation.
Combien coûte la visioconférence ou vidéoconférence ?
Aujourd'hui, la plupart des organisations adoptent des solutions de visioconférence cloud. La tarification de ces services commence généralement par un essai gratuit aux fonctionnalités limitées et s'échelonne jusqu'à une tarification d'entreprise conçue pour les grandes organisations comptant des centaines ou des milliers d'utilisateurs. La plupart, mais pas tous, des fournisseurs de vidéoconférence cloud (y compris Lifesize et Pexip) facturent selon un modèle "par utilisateur", ce qui signifie que l'utilisation est facturée en fonction des personnes qui programment et facilitent activement les réunions, alors que les plateformes de réunion et les invités peuvent généralement s'y joindre gratuitement.
Les entreprises qui commencent à utiliser la visioconférence ou vidéoconférence doivent généralement prévoir un budget de 13 à 20 € par utilisateur par mois - ou de 150 à 250 € par an lorsqu'elles sont facturées annuellement. Pour de nombreuses entreprises, ce coût est inférieur à celui des contrats de conférences audio ou de conférences web classiques, et une justification courante des coûts est de simplement remplacer un plan d'audioconférence classique par une solution de visioconférence moderne qui inclut également les appels audio et le partage d'écran.
Le coût de l'équipement de visioconférence peut aller de 100 € pour une webcam basique à 2 000 € pour un kit de matériel grand public, et jusqu'à 10 à 20 000 € ou plus pour des systèmes de visioconférence intégrés. Le matériel de salle de réunion est généralement vendu comme un achat initial unique, mais il peut également être loué ou financé "comme un service", les coûts étant répartis sur plusieurs années. Dans ce dernier cas, les organisations doivent prévoir un budget de 100 à 300 € par salle et par mois (ou environ 1 200 à 3 600 € par an) pour permettre aux équipes de bénéficier de visioconférences ou vidéoconférences fiables et de qualité professionnelle. (Notez que, comme pour les ordinateurs, les smartphones ou toute autre technologie, le cycle de vie prévu pour le matériel de visioconférence varie considérablement selon le fournisseur. Les organisations doivent prendre en compte la durée de vie du matériel de visioconférence avant de l'acheter pour bien comprendre le coût total de possession sur une période de 5 à 10 ans).
Coût d’un logiciel et/ou service de vidéoconférence
Il suffit d'un logiciel de visioconférence cloud pour permettre la visioconférence ou vidéoconférence sur des appareils personnels comme les ordinateurs portables et les téléphones. Les petites équipes et les équipes distantes sans salle de conférence peuvent ne pas avoir besoin d'équipement de salle de réunion et peuvent opter pour n’avoir qu’une solution logicielle de visioconférence. Des applications de visioconférence gratuites sont disponibles, mais elles limitent généralement l'utilisation en fonction du nombre de participants ou de la durée maximale des appels. Les services de visioconférence cryptés et fiables de qualité professionnelle coûtent en moyenne entre 13 et 20 € par utilisateur et par mois :
- Lifesize : à partir de 12,95 € par utilisateur et par mois
- WebEx : à partir de 13,50 € par mois
- GoToMeeting : à partir de 14 € par mois
- Zoom : à partir de 14,99 € par utilisateur et par mois
- BlueJeans : à partir de 16,65 € par mois
Les coûts cachés à surveiller
Les prix des abonnements de visioconférence ou vidéoconférence fluctueront tout au long de l'année en fonction de la sortie de nouvelles fonctionnalités et de la reconfiguration des formules, mais il existe deux principaux ajouts dont les acheteurs doivent être conscients :
Frais d'audioconférence RTC par minute
L'audioconférence est un module complémentaire courant qui permet aux participants de se joindre à une réunion via une ligne téléphonique standard en composant un numéro d'appel gratuit. De nombreux clients de Zoom doivent payer une facture supplémentaire uniquement pour les appels audios, en fonction des tarifs régionaux publiés pour les audioconférences. Et lorsque les frais sont facturés par participant et par minute, les frais supplémentaires peuvent s'accumuler rapidement.
Par exemple, une conférence audio à 10 avec des participants au Royaume-Uni est facturée au tarif de 0,87 € par minute (0,087 € par participant à l'appel), soit 52,20 € de l'heure. Le même appel hebdomadaire coûterait 2 714,40 € de frais d'utilisation annuels pour une seule réunion récurrente.
Interopérabilité SIP/H.323
Les connecteurs de salle de conférence, nécessaires pour permettre l'interopérabilité SIP/H.323, constituent un autre complément coûteux. Pour de nombreux fournisseurs de solutions logicielles uniquement, la possibilité d'ajouter une assistance pour les appels en salle de conférence coûte en moyenne 500 € par salle et par an. Sans cela, les participants à votre réunion ne pourront pas se joindre à la réunion à partir de leurs systèmes de salle de conférence basés sur des normes et seront plutôt obligés de se joindre à partir de l'application logicielle du fournisseur.
Coût d’un équipement de visioconférence
Le coût de la technologie permettant d'organiser une visioconférence ou vidéoconférence a chuté de façon spectaculaire au cours des trois à cinq dernières années. La disponibilité de réseaux à haut débit et de caméras HD et 4K a conduit à des solutions tout-en-un pour les salles de réunion et de conférence qui coûtent un dixième de ce que des solutions similaires se vendaient il y a moins de dix ans. Des kits de visioconférence DIY composés de périphériques USB prêts à l'emploi peuvent être assemblés pour environ 2 000 € et des solutions tout-en-un peuvent être déployés pour aussi peu que 54 € par salle et par mois :
- Lifesize Icon 300 : à partir de 99 € par salle et par mois ou 1 999 € par an
- Yealink CP960-UVC30 pour Zoom Rooms : à partir de 199 € par salle et par mois ou 2 399 € par an
- Kit Logitech MeetUp + Tap pour Zoom Rooms : à partir de 242 € par salle et par mois ou 2 899 € par an
- Cisco Webex Room Kit Mini : à partir de 321 € par salle et par mois ou 3 850 € par an
- Yealink VC210-CP900-Teams pour Microsoft Teams : à partir de 108 € par salle et par mois ou 1 299 € par an
- Yealink UVC30-CP900-BYOD compatible toutes plateformes de visioconférence : à partir de 54 € par salle et par mois ou 649 € par an
- Zoom, BlueJeans, GoToMeeting : demande de devis personnalisé et/ou frais annuels de 500 € pour le raccordement de la salle (matériel non inclus)
CapEx (dépenses d’investissement) vs. OpEx (dépenses d’exploitation)
Aujourd'hui, les entreprises ont la possibilité de choisir entre l'achat ou la location financière de systèmes de visioconférence pour leurs salles de réunion. Alors que les systèmes de visio représentent traditionnellement des investissements lourds en termes de CapEx, les modèles d’offres complètes de visioconférence en location financière offrent une option OpEx pour sécuriser le matériel des salles de réunion à un taux mensuel ou annuel fixe.
Calculateur du coût total de possession (CTP) de la visioconférence
Le CTP tient compte des coûts directs et indirects d'un produit et ne se limite pas à son prix. Les coûts supplémentaires tels que les frais d'audioconférence par minute, les frais d'interopérabilité SIP/H323 et toute amélioration potentielle de l'infrastructure nécessaire pour soutenir une solution de visioconférence ou vidéoconférence peuvent vite s'additionner.
Voici les cinq principaux facteurs qui contribuent au coût total de possession :
1. Frais d'abonnement de visioconférence cloud ou de licence logicielle de visioconférence - Coûts d'abonnement contractuels par utilisateur, y compris tout add-on comme la diffusion en direct pour les webinaires, les enregistrements de visioconférences ou vidéoconferences ou les packages d'intégration / d’intéropérabilité
2. Frais de bande passante / appels audio - La visioconférence peut augmenter l'utilisation de la bande passante Internet d'une entreprise, et de nombreuses solutions facturent des frais supplémentaires par minute pour les appels audio (audioconférence)
3. Matériel - Coûts d'équipement des salles de conférence avec des écrans supplémentaires ou des connexions Ethernet
4. Dépannage informatique - Temps et ressources informatiques pour la maintenance des équipements et la gestion des relations avec les fournisseurs
5. Coût d’apprentissage pour l'utilisateur final - Temps et ressources de l'utilisateur pour apprendre une nouvelle solution (formations utilisateurs et/ou administrateurs)
Formules de retour sur investissement pour la visioconférence ou vidéoconférence
Bien que les avantages sociaux de la visioconférence ou vidéoconférence soient difficiles à calculer, il est important d'évaluer le retour sur investissement de toute technologie avant de faire un investissement. Comprendre la valeur obtenue par la mise en oeuvre de la visioconférence ou vidéoconférence aide les décideurs commerciaux à comprendre pourquoi la visioconférence ou vidéoconférence doit être considérée comme une nécessité, et pas seulement comme un bienfait.
Voici trois façons de calculer le retour sur investissement de votre solution de visioconférence ou vidéoconférence :
Économies de déplacement
Examinez les frais de déplacement pour les sites que vos employés visitent habituellement. Quel pourcentage de ces frais de déplacement peut être déplacé par visioconférence ou vidéoconférence ? Calculez un budget annuel moyen de déplacement et appliquez un pourcentage raisonnable qui peut être remplacé par la visioconférence ou vidéoconférence.
[Frais de voyage moyens] x [Nombre d'employés en déplacement] x [Nombre de réunions nécessitant un déplacement]
Comparez le résultat de ce calcul avec le coût d'un service de visioconférence ou vidéoconférence. Cela peut vous aider à obtenir une estimation approximative du temps nécessaire pour rembourser votre investissement initial.
Par exemple : [1 000 € de frais de voyage moyens] x [50 employés en déplacement] x [20 réunions] = 1.000.000 € de budget de voyage.
Si la moitié seulement de ces réunions se déroulaient par visioconférence ou vidéoconférence, vous pourriez utiliser ces 500 000 € pour permettre à toute votre organisation de se doter de systèmes de vidéoconférence 4K et équiper 100 salles de réunion. Et grâce à la visioconférence très haute définition, vous ne perdez aucun détail des interactions en face-à-face de la vie réelle.
Outre le prix physique du billet d'avion et de l'hébergement, vous perdez également des heures productives en déplacement. Les déplacements vers et depuis les aéroports, le passage de la sécurité et l'attente pour embarquer dans les avions sont autant de moyens qui entravent la productivité. En moyenne, huit heures sont perdues dans un voyage moyen. N'oubliez pas d'inclure le coût des heures perdues pour chaque voyage dans vos frais de voyage moyens.
Augmentation de la productivité des réunions
Les cadres supérieurs participent à près de 60 réunions par mois. Comme une minute sur trois de chaque journée de travail est consacrée à des réunions, il est important de maximiser la productivité des réunions afin de tirer le meilleur parti de votre temps.
En visioconférence, la durée moyenne d'une réunion est d'environ 18 minutes, ce qui est bien inférieur aux 30 ou 60 minutes que votre calendrier vous suggère. En réduisant le temps nécessaire pour demander "Qui vient de nous rejoindre ?" dix fois par appel vidéo et en supprimant les erreurs de communication non verbales, vous êtes en mesure d'entrer directement dans la réunion en cours. Cela peut sembler une contribution mineure au retour sur investissement, mais même 5 minutes de réunion gagnées sur 60 réunions vous font gagner 5 heures supplémentaires par mois.
Moyenne mensuelle du nombre de réunions] x [Nombre moyen de minutes enregistrées]
Multipliez cela par les salaires de la salle de réunion, et vous trouverez rapidement un retour sur votre investissement.
Modernisation du parc technologique
Une troisième considération de retour sur investissement prend la forme d'une modernisation du parc technologique. Généralement, la visioconférence ou vidéoconférence est déployée en remplacement d'une solution de conférence web ou d'audioconférence obsolète. Prenez l'argent qui serait utilisé pour la conférence traditionnelle et appliquez-le à une solution tout-en-un qui couvre l'audio, le web et la visioconférence ou vidéoconférence. Vous pourrez peut-être justifier le coût d'une solution moderne hébergée sur le cloud simplement en retirant un service obsolète et sous-utilisé.
Nouvel abonnement de visioconférence] - [Abonnement de visioconférence à la retraite]
Bien entendu, le véritable retour sur investissement de la visioconférence ou vidéoconférence est la valeur accordée à la technologie par les utilisateurs. Si les utilisateurs perçoivent un avantage à la visioconférence ou vidéoconférence et la trouvent facile à utiliser, ils l'utiliseront et la technologie sera rapidement considérée comme un élément essentiel de leur travail quotidien.
Avec des options apparemment infinies pour les solutions de visioconférence ou vidéoconférence sur le lieu de travail d'aujourd'hui, y compris les offres d'une foule de marques comme Microsoft, Cisco, Google et bien d'autres, nous voulons faciliter la navigation parmi les fournisseurs potentiels et choisir la meilleure visioconférence ou vidéoconférence pour vos besoins et votre budget, que vous soyez une grande entreprise ou une petite entreprise. Avec les bonnes informations et le support de l’équipe de DWPRO, vous serez à même de choisir la meilleure solution de visioconférence qui convient à vos besoins et habitudes de travail.