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20 Novembre 2020

Améliorer la communication en entreprise grâce à la visioconférence

La communication est la façon dont nous construisons et entretenons des relations, non seulement dans notre vie personnelle mais aussi sur le lieu de travail avec nos collègues, partenaires et clients.
Visioconférence

La communication est la façon dont nous construisons et entretenons des relations, non seulement dans notre vie personnelle mais aussi sur le lieu de travail avec nos collègues, partenaires et clients. La communication est essentielle, surtout en période de pandémie ou de crise.

Pour que les entreprises puissent fonctionner efficacement et prospérer, elles doivent mettre en oeuvre des stratégies de communication claires. En outre, il est également essentiel de disposer des bons outils de communication. Dans cet article, nous allons explorer l'importance de la communication sur le lieu de travail, et fournir des conseils pour développer une stratégie de communication efficace pour votre organisation.

 

Qu'est-ce qu'une stratégie de communication ? 

Les stratégies de communication sont des plans d'action visant à améliorer la communication au sein d'une organisation. En plus d'établir des objectifs pour un plan réussi, une stratégie de communication implique généralement la sélection d'outils de communication permettant un mélange stratégique de styles de communication verbaux et non verbaux. L'utilisation de stratégies de communication sur le lieu de travail permet d'accroître les connaissances de l'entreprise, de faciliter la communication entre les différents services et, en fin de compte, de rationaliser et d'améliorer l'efficacité des processus commerciaux.

 

3 avantages à mettre en place une stratégie de communication efficace

La communication joue un rôle important dans la façon dont les entreprises travaillent, collaborent et même se socialisent. Une mauvaise communication peut entraîner toute une série de problèmes au sein d'une organisation.

Une étude a révélé que près de la moitié des travailleurs Français sont mécontents de la façon dont les cadres supérieurs communiquent. Il en résulte que les employés ont le sentiment d'être hors du coup, déconnectés et non entendus.

En revanche, lorsque les employés ont le sentiment d'être entendus, cela crée un environnement de travail positif, augmente la productivité et favorise l'innovation sur le lieu de travail. 

 

1. Un lieu de travail positif

Un environnement de travail positif commence par une base de collaboration. Encourager les membres de l'équipe à poser des questions et à exprimer leurs opinions les aide à se sentir plus autonomes, accroît la collaboration au sein de l'équipe et leur donne un sentiment de communauté qui contribuera au succès du groupe. En fin de compte, il en résulte une équipe plus forte, heureuse et désireuse de travailler ensemble.

 

2. Productivité accrue 

En communiquant efficacement, vous pouvez mieux comprendre les compétences, l'expérience et les talents de vos employés. Il est ainsi plus facile de donner des orientations claires et d'attribuer les tâches aux membres de l'équipe ayant les compétences les plus appropriées. En outre, la mise en oeuvre de stratégies de communication efficaces aide les équipes à mieux collaborer, à faire moins d'erreurs et à accroître la productivité. Dans une récente enquête auprès des utilisateurs de Lifesize, une écrasante majorité de 99 % des personnes interrogées ont reconnu que l'amélioration de la communication et de la collaboration a permis d'accroître la productivité de leurs équipes.

 

3. Plus d'innovation 

Lorsque les employés estiment qu'ils peuvent communiquer ouvertement leurs idées et leurs opinions sans craindre le ridicule, ils sont beaucoup plus susceptibles d'apporter de nouvelles idées à la table. En partageant des idées et en ouvrant des canaux de communication, vous pouvez accroître l'innovation au sein de votre organisation. 

 

8 conseils pour une communication efficace sur le lieu de travail

Une communication efficace aide les membres de l'équipe à établir des relations solides et à contribuer positivement à la croissance globale de l'entreprise. Voici huit conseils pour vous aider à mettre en oeuvre une stratégie de communication efficace au sein de votre organisation :  

 

1. Utilisez des outils de communication efficaces

Il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour rendre la communication au sein de votre équipe plus efficace, notamment :

  • Une solution de visioconférence, comme Lifesize ou Pexip, qui soit facile à utiliser, basée sur le cloud, que vous pouvez utiliser sur vos appareils personnels ou intégrer dans des salles de conférence pour permettre une communication instantanée en face à face avec les membres de votre équipe à distance ou en télétravail, vos fournisseurs ou clients. La qualité d'image en Full-HD ou 4K réaliste donne l'impression que vous vous réunissez dans la même pièce, et le partage de contenu en ultra-haute définition garantit que la qualité et les détails de votre travail sont maintenus pendant les présentations importantes. 
  • Un outil de gestion de projet, comme Monday ou Wrike, qui permet aux responsables de planifier, d'organiser et de suivre les tâches et les progrès de leur équipe dans un espace visuel et collaboratif unique. Ce outil de gestion de projet permet de garder facilement le contrôle sur le flux de travail de votre équipe ainsi que sur le vôtre. 
  • Un outil de messagerie instantanée, comme Slack ou  Microsoft Teams, pour une communication rapide et efficace au sein de votre équipe (y compris les importantes intégrations .GIF).

 

2. Rencontrer régulièrement les employés 

Rencontrer régulièrement votre équipe permet d'améliorer la communication et la collaboration. Pour les équipes composées d'employés en travail à distance ou télétravail, la visioconférence est une solution parfaite pour que chacun puisse se rencontrer en face à face. Contrairement aux appels audio, les visioconférences permettent de voir les expressions faciales et le langage corporel, de sorte que chacun puisse comprendre parfaitement la façon dont une chose est communiquée. Vous pouvez également enregistrer votre réunion pour les membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à la visioconférence afin de pouvoir la revoir plus tard.

 

3. Reconnaître les réalisations 

En tant que manager ou chef d'équipe, il est important de garder un bon moral et une forte motivation. En reconnaissant publiquement les réalisations individuelles et collectives, vous montrerez que vous vous intéressez à votre équipe et à ses performances. La reconnaissance des réalisations peut avoir un impact positif sur les performances et stimuler la productivité

 

4. Donnez des instructions claires 

L'un des domaines où la communication a tendance à échouer est la façon dont les chefs d'équipe communiquent les instructions. Une communication peu claire peut entraîner des retards ou l'arrêt complet d'un projet. Veillez à inclure des instructions détaillées pour chaque tâche ou projet. Vous pouvez transmettre ces instructions par email, par un outil de gestion de projet, par un chat vidéo ou par tout autre moyen. Des instructions claires permettent à votre équipe de faire les choses correctement du premier coup.

 

5. Créer un environnement ouvert 

Pour ouvrir le flux de communication, vous devez vous assurer que les membres de votre équipe se sentent suffisamment à l'aise pour venir vous voir lorsqu'ils ont un problème, font une erreur ou ont une question. Nous avons tous entendu la phrase "Ma porte est toujours ouverte", mais ce n'est pas vraiment facile à faire lorsque votre équipe est répartie dans le monde entier. En faisant comprendre à votre équipe qu'elle peut vous joindre pour n'importe quoi, que ce soit en personne ou par appel vidéo, vous la mettrez à l'aise et créerez un environnement de communication ouvert.

 

6. Prenez du temps pour des entretiens individuels 

Pour créer un environnement ouvert, il est important d'organiser des réunions individuelles avec chaque membre de l'équipe afin de leur donner l'occasion de venir vous voir pour vous poser des questions, résoudre des problèmes ou faire des suggestions. Les entretiens individuels ou un à un sont une excellente occasion de parler aux membres de l'équipe de leurs performances, de ce qui les préoccupe et de la manière dont vous pouvez mieux les soutenir. Ils peuvent mettre en lumière certaines choses qu'ils n'auraient pas été à l'aise de partager dans un environnement de groupe. Les entretiens individuels ou un à un peuvent également les aider à se sentir valorisés en tant qu'individus.

 

7. Utilisez des supports visuels 

N'ayez pas peur d'utiliser différentes méthodes de communication pour faire passer votre message. Les gens passent souvent à côté de détails s'ils n'ont pas de référence visuelle à laquelle se référer, surtout s'ils ne sont pas doués pour retenir les informations auditives. Les présentations de documents et vidéos permettent de donner plus d'impact à la communication. Les écrans tactiles dotés de tableaux blancs favorisent la créativité et rendent le contenu visuellement attrayant et plus facile à absorber et à retenir. Après la réunion, n'oubliez pas d'envoyer les éléments de présentation ou les sessions de tableaux blanc qui ont été partagées pendant la réunion, afin de vous rappeler visuellement ce qui a été discuté pendant votre réunion.

 

8. Soyez ouvert aux commentaires 

Les gestionnaires doivent comprendre que la communication bilatérale est également importante. Vous devez être ouvert à recevoir des commentaires des membres de votre équipe afin d'améliorer votre propre communication et votre style de direction/gestion. Ayez un système où les membres de l'équipe peuvent facilement vous envoyer un retour d'information, peut-être par email, en face à face ou de manière anonyme. Encouragez les membres de l'équipe à vous donner des suggestions sur ce qui pourrait être amélioré, sur la manière dont l'équipe peut mieux communiquer et sur les idées pour l'avenir de l'entreprise.

 

En bref

La productivité globale augmente lorsque les entreprises ont mis en place une stratégie de communication efficace. Grâce à des réunions régulières, individuelles ou en équipe, vous pouvez améliorer la façon dont vous communiquez sur le lieu de travail. Cependant, pour les entreprises internationales dont les membres de l'équipe sont situés dans différentes villes, la communication dans l'ensemble de l'organisation peut être un peu plus difficile.

DWPRO, distributeur expert visioconférence et solutions d'aménagement d'espaces technologiques, accompagne ses revendeurs et leurs clients dans tous leurs projets de digitalisation de leurs espaces de travail  et de mise en place de solutions de communication pour leurs équipes quelque soit leur manière de travailler.