Les 5 caractéristiques à prendre en compte lorsque vous choisissez un service de conférence téléphonique
Le choix du meilleur service de conférence téléphonique pour votre entreprise est essentiel pour améliorer l'efficacité et la productivité de vos communications internes et externes. Avec la variété des services de conférence disponibles, la décision se résume souvent aux besoins de votre entreprise, ce qui signifie qu'il faut rechercher les bonnes fonctionnalités pour aider votre équipe à fonctionner au mieux de ses performances.
Chiffrement de bout en bout et sécurité de l'entreprise
Si la plupart des plateformes de (visio)conférence offrent des fonctions de sécurité de base, il existe une demande croissante pour un véritable cryptage de bout en bout (E2EE) pour les réunions les plus sensibles. Ces techniques de cryptage avancées apportent une tranquillité d'esprit supplémentaire en établissant une ligne de communication sécurisée qui empêche les utilisateurs tiers d'accéder aux données lors de leur transmission. Assurez vous que vous choisissez une service pour lequel l'E2EE est pris en charge à la fois par les systèmes de salles de réunion et par le service de conférence cloud, de sorte que les données sont protégées quelle que soit la façon dont vous rejoignez une réunion, sans même que vous ayez à y penser.
Capacités de BYOD (Bring You Own Device - apportez votre propre appareil)
Apportez votre propre appareil (BYOD) désigne les employés qui utilisent leurs appareils personnels (smartphones, ordinateurs personnels, tablettes ou clés USB) pour se connecter aux réseaux de leur entreprise. Avec l'essor du travail à distance et des équipes en travail distribué, les capacités BYOD ont pris de l'importance. Les membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux documents et aux systèmes de l'entreprise, comme les services de visioconférence, de n'importe où, ce qui réduit la courbe d'apprentissage des nouveaux employés et permet à l'entreprise d'économiser du temps et de l'argent sur l'achat et le remplacement de technologies.
Capacité d'enregistrement
La possibilité d'enregistrer une (visio)conférence est essentielle pour plusieurs raisons. Non seulement elle évite à l'équipe de manquer une réunion (puisqu'elle peut être visionnée à nouveau plus tard), mais elle améliore l'engagement, permet de comprendre comment et pourquoi les décisions ont été prises, et garantit qu'aucun détail ne sera perdu ou oublié. En enregistrant l'audio ou la vidéo de vos réunions en ligne, vous pouvez maximiser l'impact de votre temps et conserver les informations pour vous y référer plus tard.
Intégrations au calendrier
Les intégrations de calendriers pour les services de (visio)conférence permettent de détecter automatiquement toutes vos réunions audio et vidéo programmées, offrant ainsi une source unique de vérité pour les rendez-vous à venir. De plus, avec certains services de (visio)conférence, dont Lifesize et Pexip, les intégrations d'agenda permettent des fonctions intelligentes, telles que des notifications sur votre appareil mobile ou votre ordinateur portable lorsque les réunions sont prêtes à commencer. Plus besoin de passer au crible les emails pour trouver le lien de la réunion. Une fois intégrés, vos conférences téléphoniques et vos réunions sont stockées dans un seul endroit pratique, ce qui vous permet de les rejoindre en un seul clic, de sorte que vous êtes là où vous devez être quand vous devez y être.
Un son et une vidéo d'une grande clarté
Pour que votre réunion soit réussie, il est essentiel de s'assurer que chacune de vos conférences téléphoniques a un son et une vidéo clairs. Un son haché ou une vidéo flou ou pixellisée sont au mieux ennuyeux, mais risquent davantage de gêner le travail de votre équipe. En revanche, avoir accès à des éléments audio et visuels fiables est attribué à une meilleure productivité, à la fidélisation des clients et au moral de l'équipe.
Plus besoin de passer d'un service de conférence à l'autre
Avec des services complets de conférence, comme Lifesize ou Pexip, les équipes ont accès à des espaces de réunion virtuels (VMR permanentes et/ou temporaires) et à des fonctions de collaboration spécialement conçues pour le brainstorming, la prise de décision et le travail en temps réel. Des services de conférence comme Lifesize ou Pexip ne se contentent pas non plus d'une qualité "suffisante". Ces services de visioconférence cloud et les systèmes de salles de réunion basés sur des normes dites standards (SIP/H.323) sont conçus pour rendre l'expérience utilisateur facile et efficace, en fournissant une solution de conférence complète pour vos réunions les plus importantes et vos communications quotidiennes. Avec des services professionnels, vous avez accès à la meilleure qualité audio et vidéo qui soit, et les participants n'ont besoin que d'une URL pour rejoindre un appel - donc plus besoin d'installer six services de conférence distincts chaque semaine !
Faites avancer votre entreprise, même lorsque vous ne pouvez pas être là
Que votre équipe utilise l'audio, la vidéo ou les deux pour mener ses activités, il est essentiel de disposer de services de conférence téléphonique à tout moment pour rester en contact avec les clients et les employés. Et comme la main-d'oeuvre mondiale a ouvert des possibilités de travail à distance et de travail à domicile ces derniers mois, des services de conférence fiables sont plus que jamais indispensables. Même lorsque vous ne pouvez pas être présent en personne, la visioconférence peut faire avancer votre entreprise, en vous aidant à maintenir des relations et des partenariats essentiels à sa réussite.
Conclusion
Comme de plus en plus d'équipes travaillent désormais à distance ou depuis des lieux indépendants, la visioconférence est devenue un outil non négociable pour les entreprises du monde entier. Les services de téléconférence sont un moyen peu coûteux mais incroyablement efficace de mener des réunions et de traiter des affaires depuis n'importe quel endroit du monde.
En redéfinissant les normes de la visioconférence, ces nouveaux services de qualité professionnelle ont permis aux équipes d'être plus connectées, plus productives et plus engagées dans leur travail et entre elles.