La visioconférence pour les petites entreprises : solutions gratuites versus solutions payantes
Les réunions traditionnelles en personne sont hors de question pour les start-ups et autres petites entreprises qui emploient des équipes en travail à distance (télétravail) : elles sont coûteuses, peu pratiques et tout aussi facilement remplaçables par une solution de visioconférence ou vidéoconférence fiable. Et dans le sillage de l'épidémie de coronavirus, il semble que toutes les petites entreprises soient devenues virtuelles. Si les applications gratuites destinées aux consommateurs, telles que Google Meet ou Skype, peuvent être extrêmement utiles au début, vous devrez trouver de meilleures options au fur et à mesure de votre croissance. Dans cet article, nous présentons les principales fonctionnalités et les outils de visioconférence ou vidéoconférence pour les petites entreprises afin de vous aider à choisir la solution de visioconférence la mieux adaptée à votre entreprise.
Fonctionnalités de vidéoconférence pour les petites entreprises
Avant de choisir une solution de visioconférence ou vidéoconférence pour votre petite entreprise, vous devez d'abord prendre du recul et penser à toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin en tant qu'entreprise en pleine croissance. Voici une liste complète des caractéristiques que vous devez prendre en compte pour choisir la meilleure technologie de visioconférence pour votre entreprise.
1. Taille des appels et évolutivité
Examinez la taille de votre équipe et les types de clients avec lesquels vous traitez quotidiennement. Combien de personnes devez-vous mettre en relation lors d'un appel interne ? Qu'en est-il des fournisseurs, partenaires ou clients externes ? La plupart des services de visioconférence gratuits ne peuvent accueillir qu'entre 8 et 10 participants, et beaucoup sont limités par des appels de 30 ou 40 minutes. Les appels VoIP sont soumis à des limitations similaires et ne comportent pas non plus la composante face à face des visioconférence ou vidéoconférence. L'organisation de réunions en ligne de plus grande envergure, comme les webinaires, est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises optent pour des abonnements payants pour leurs appels vidéo.
2. Qualité et fiabilité vidéo/audio
La qualité de votre appel vidéo est de la plus haute importance lorsque vous comptez sur elle pour connecter vos équipes distantes et développer votre activité. Vous avez besoin d'une solution à laquelle vous pouvez faire confiance au moment où vous en avez le plus besoin. Une perte de connexion récurrente ou un signal de mauvaise qualité pendant une visioconférence ou une audioconférence non seulement réduira votre productivité, mais repoussera aussi des clients potentiels. Les entreprises qui effectuent des appels avec des clients ou des prospects doivent être particulièrement conscientes de la qualité et de la fiabilité des appels, car elles ont un impact important sur la première impression.
3. Caméras et systèmes de salle de conférence
Les réunions d'équipe dans les salles de conférence doivent aider les participants à distance sans qu'ils aient à revenir à une audioconférence dépassée. Des solutions matérielles et logicielles étroitement intégrées offrent la meilleure expérience en termes de qualité et de facilité d'utilisation. Les équipes distantes apprennent à mieux connaître leurs collègues grâce à des réunions vidéo régulières et en face à face. En fait, 89 % des employés qui ont recours aux visioconférences ou vidéoconférences disent que cela les aide à se sentir connectés.
4. Partage d'écran intégré
Le partage d'écran est une partie importante de la présentation lors d'une visioconférence ou vidéoconférence. Sans lui, la force de frappe de votre présentation pourrait être limitée ; 90% des travailleurs à distance disent que les réunions vidéo facilitent la transmission de leur message à leurs équipes. Lorsque vous pouvez partager votre écran pendant une visioconférence ou vidéoconférence, vos collègues peuvent facilement comprendre ce que vous essayez d'expliquer. Une solution de visioconférence ou vidéoconférence avec partage d'écran sans fil intégré vous permet de présenter et de partager facilement des documents en temps réel pendant les réunions, sans avoir besoin de trouver et de transmettre des clés ou des câbles.
5. Intégration du chat, de la messagerie électronique et de l'agenda
Pour être vraiment productif dans toutes vos équipes, la collaboration est essentielle. Mais le hic, c'est qu'elle doit être transparente. Cela signifie que les outils de chat, de messagerie électronique et de calendrier doivent s'intégrer facilement à votre solution de visioconférence ou vidéoconférence. Ces intégrations permettent de passer facilement des échanges de texte à un appel vidéo sans interrompre votre flux de travail. Pour les équipes marketing et vente, l'ajout d'envoi d'invitation par la messagerie électronique dans votre flux de travail vous offre une formule gagnante pour la croissance de votre entreprise. Une autre intégration importante dont votre outil de visioconférence a besoin est celle d'un calendrier simplifié. Elle vous permet de planifier et même de suivre les réunions en visio à partir de votre calendrier de travail sans avoir à ouvrir une application de visioconférence distincte. L'intégration du calendrier vous permet de connaître les horaires disponibles de vos collègues afin que vous puissiez trouver le moment optimal pour organiser des visioconférences au lieu de demander à chaque membre de l'équipe quand il est libre.
6. Capacité de mise en place de dispositifs
Vos clients et prospects ne devraient pas avoir à télécharger une application ou à créer un compte juste pour vous rencontrer lors d'un appel vidéo. Trouvez une solution basée sur des normes qui permette à n'importe qui de se joindre à votre appel via un système de visio SIP/H.323 ou directement depuis son téléphone portable, sa tablette ou son ordinateur portable en cliquant simplement sur le lien d'invitation à la réunion, qu'il utilise un appareil Android, Mac ou tout autre type d'appareil.
7. Enregistrement
La fonctionnalité d'enregistrement des conférences téléphoniques est idéale pour la formation et la documentation ou pour partager des comptes rendus de réunion utiles avec les membres de l'équipe qui n'ont pas pu se joindre à la conférence prévue. Un bon logiciel de visioconférence ou vidéoconférence offre une fonctionnalité d'enregistrement facile à partir de l'appel. Il aura également la possibilité de partager facilement l'enregistrement avec les membres de l'équipe. Cela est particulièrement utile lorsque vous devez passer en revue des points de discussion spécifiques après la réunion ou utiliser la vidéo pour la formation de nouveaux employés.
8. Support technique
Parmi les employés en travail à distance ou télétravail, 48 % ont déclaré que les difficultés techniques nuisent le plus souvent aux expériences de communication vidéo. Quel est l'intérêt d'avoir un fournisseur de visioconférence si son support technique ne peut pas répondre aux questions de base ? Ou pire, des services gratuits sans personne à appeler en cas de problème ? Lorsque vos appels vidéo sont essentiels pour votre entreprise, vous avez besoin d'un contact d'assistance pour le fournisseur de visioconférence ou vidéoconférence. Ainsi, vous aurez quelqu'un à qui vous adresser en cas de difficultés techniques. Cela vous permettra également de minimiser les temps d'arrêt et de profiter de la visioconférence sans perturbations.
9. Sécurité
La sécurité est tout aussi importante pour les petites entreprises que pour les grandes. Une faille de sécurité peut constituer un revers dévastateur pour votre entreprise. Avec les récents articles de presse sur les vulnérabilités de sécurité dans des entreprises comme Zoom, il est important d'évaluer les exigences de sécurité et la tolérance au risque. Cela devrait être l'un des critères les plus cruciaux lorsque vous choisissez un fournisseur de visioconférence ou vidéoconférence pour votre entreprise.
10. Prix et retour sur investissement
Si les employés travaillaient à domicile seulement la moitié du temps par an, cela pourrait se traduire par une économie substantielle pour l'entreprise du fait de la réduction des charges, tout en restant productifs et connectés grâce à la visioconférence. En outre, la visioconférence ou vidéoconférence a permis de réduire considérablement le temps et les coûts de déplacement, puisque les employés peuvent participer aux réunions d'équipe quel que soit leur lieu de travail. Bien que la visioconférence ou vidéoconférence en elle-même ait réduit de nombreux coûts de l'entreprise, il est important que vous choisissiez un solution de visioconférence ou vidéoconférence qui soit facile à gérer sur le plan budgétaire, mais qui s'adaptera à la croissance de votre entreprise.
Conclusion
Lorsque vous dirigez une petite entreprise avec une équipe en travail à distance ou télétravail, des réunions régulières en face à face sont cruciales, non seulement pour souder l'équipe, mais aussi pour collaborer plus efficacement. Avant de choisir un outil de visioconférence ou vidéoconférence pour vous aider à développer et à faire évoluer votre entreprise, parcourez cette liste de contrôle et voyez si l'outil possède les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Cet outil vous permet-il d'accueillir tous les membres de votre équipe lors de visioconférences régulières ? L'outil de vidéoconférence est-il suffisamment robuste pour rationaliser votre flux de travail ? Disposez-vous des intégrations nécessaires pour synchroniser les membres de votre équipe et fonctionner sans heurts en tant qu'entreprise ?
Vous devez examiner attentivement vos options et opter pour les outils qui vous promettent le meilleur retour sur investissement et qui sont évolutifs au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise. N'oubliez pas que la conférence web fait partie intégrante du maintien de la connexion et de l'engagement de vos équipes distantes et qu'elle constitue l'un des meilleurs investissements que vous puissiez faire pour votre petite entreprise.
DWPRO, distributeur expert visioconférence et solutions d'aménagement d'espaces technologiques, accompagne ses revendeurs et leurs clients dans tous leurs projets de digitalisation de leurs espaces de travail et de mise en place de solutions de communication pour leurs équipes quelque soit leur manière de travailler.