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20 Mai 2020

Garantir la sécurité de vos visioconférences : les bonnes pratiques à adopter

La communication et la collaboration vidéo ont explosé alors que nous nous adaptons tous à un nouveau mode de vie à durant cette pandémie COVID-19, où le travail à domicile (télétravail) et la distanciation sociale sont devenus la norme.
Visioconférence

Avec l'épidémie de Coronavirus, il y a eu une augmentation spectaculaire du nombre d'entreprises et d'organisations qui tentent de mettre en place des solutions de visioconférence aussi rapidement que possible. Les gens s'empressent de télécharger des logiciels et des applications pour rester connectés sur leurs smartphones et ordinateurs portables, et les conséquences de la précipitation des processus normaux de validation de logiciels sont rapidement apparues. 

Que ce soit par le biais des médias, des réseaux professionnels ou des réseaux sociaux, vous êtes probablement au courant des récents scandales en matière de sécurité et des rapports sur les abus de la visioconférence et les fuites d'informations personnelles dans lesquels des personnes sans prétention se sont malheureusement retrouvées :

  • Des participants non invités à un webinaire prennent le contrôle de la réunion et présentent du matériel à caractère obscène à tous
  • Des participants non invités ont délibérément interrompu des visioconférences et ont fait part de leurs mauvaises intentions à des classes, des congrégations ou des électeurs
  • Des données personnelles de milliers d'utilisateurs ont été partagées avec une grande plateforme de réseau social sans que l'utilisateur le sache ou y consente

S'inscrire à un service de visioconférence et se connecter avec ses amis, sa famille et ses collègues professionnels en visio est relativement rapide et facile. Cependant, il reste encore une courbe d'apprentissage à parcourir pour les millions de personnes qui sont nouvelles et peu habituées à cette forme de communication, notamment en ce qui concerne la protection des informations personnelles ou sensibles. Pour vous aider à éviter des situations similaires, voici dix bonnes pratiques pour préserver votre vie privée et votre sécurité lors de l'utilisation de la visioconférence ou vidéoconférence.

 

Pour les utilisateurs

1. Configurer et confirmer les paramètres de la réunion

Lorsque vous vous joignez rapidement à un appel vidéo, il est facile de conserver les paramètres par défaut. Prenez un moment supplémentaire pour confirmer que chaque option est configurée de manière appropriée pour votre réunion afin de ne pas avoir de surprises inattendues lorsque vous vous joignez à la réunion. Vous pouvez notamment tester votre audio et votre vidéo avant l'appel pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement. N'oubliez pas que les participants à la réunion auront la possibilité de voir ce qui se trouve derrière vous, donc tester votre vidéo avant l'appel vous donne l'occasion de vérifier votre arrière plan et de vous assurer qu'il est approprié pour la réunion.  

2. Prenez le temps d'apprendre l'outil que vous utilisez

Vous n'avez pas besoin de devenir un utilisateur expert du jour au lendemain, mais au minimum, familiarisez-vous avec les boutons pour couper votre micro, éteindre votre caméra et quitter la réunion. C'est le moyen le plus simple de vous assurer que vous n'êtes vu et entendu que lorsque vous le souhaitez. Certains outils de visioconférence exigent également que vous téléchargiez le logiciel avant la réunion. Assurez-vous de le faire à l'avance afin de ne pas attendre la dernière minute pour vous préparer et risquer d'être en retard à la réunion.

3. Faites attention à vos partages d'écran

Vous souhaitez partager votre écran et son contenu ? Vérifiez qu'aucune information sensible sur la réunion ou les coordonnées personnelles des participants n'est visible. Il est important d'éviter tout problème de confidentialité ou d'exposer les données des utilisateurs, ce qui pourrait constituer une erreur innocente ayant de graves répercussions.  

4. Laissez les invitations de réunion au propriétaire de la réunion

Il y-a-t-il une personne manquante dans l'invitation à la réunion ? Quelqu'un d'autre aurait-il intérêt à s'y joindre ? Plutôt que de transmettre vous-même les détails de la réunion, informez le propriétaire de la réunion et laissez-lui le soin de s'en occuper. Vous pouvez facilement déjouer son erreur en le transmettant au mauvais contact ou créer une situation embarrassante pour l'organisateur de la réunion lorsqu'une autre partie se présente sans être annoncée.

 

Pour les propriétaires et les modérateurs de réunions

5. Ne partagez pas publiquement votre lien de réunion

Traitez votre lien de réunion comme la clé de votre bureau ou, mieux encore, de votre maison. Vous ne la partageriez pas avec n'importe qui. Pour éviter que votre lien de réunion ne tombe entre de mauvaises mains, ne le distribuez qu'aux personnes qui ont besoin de le connaître - et uniquement par des moyens privés, comme un courrier électronique sécurisé ou un message direct. N'oubliez pas de toujours traiter vos identifiants de réunion avec prudence. 

Vous devez organiser une réunion publique avec des centaines ou des milliers de participants ? La plupart des plateformes de visioconférence pour entreprises comme Lifesize ou Pexip disposent de contrôles intégrés qui vous aident à éviter les abus en limitant l'accès au partage de contenu et au chat aux seuls présentateurs invités.

6. Nécessité d'un code d'accès à la réunion

Envisagez une protection supplémentaire pour votre réunion en définissant un code d'accès, si possible pour toute question de confidentialité que vous pourriez avoir. Bien que vous puissiez partager le mot de passe avec votre lien de réunion, vous pouvez également envisager de le partager verbalement ou dans un email ou un message séparé pour une sécurité accrue.

7. Ne vous contentez pas d'assister à une réunion, mais modérez

Si vous êtes propriétaire de la réunion mais que vous ne pouvez pas la modérer, désignez un modérateur qui peut se joindre à vous pour la réunion. Si vous n'êtes en réunion que pour modérer, il peut être tentant de faire plusieurs choses à la fois. Ne le faites pas. Si vous êtes appelé à interrompre la présentation d'un participant, à retirer une personne de la réunion ou à verrouiller la réunion, vous devez être prêt à agir.

 

Pour les personnes qui explorent des alternatives à Zoom et à d'autres services vidéo

8. Choisissez un service qui répond à vos besoins

Croyez-le ou non, vous n'êtes pas obligé d'opter pour la première application de visioconférence qui apparaît dans votre recherche en ligne. Les services gratuits courants comme Zoom, Skype et Google Meet sont peut-être facilement accessibles, mais s'ils offrent généralement des fonctionnalités de base comme le partage d'écran, ils n'offrent pas toujours les fonctionnalités nécessaires à des visioconférences plus importantes. De nombreuses entreprises offrent un accès gratuit à leurs services de visioconférence et outils de visioconférence pendant une période d'essai. Vous pouvez donc les essayer tous et voir ce qui fonctionne le mieux pour vous sans être bloqué dans un plan. 

Conseil de professionnel : si la protection de la vie privée et la sécurité sont particulièrement importantes, recherchez un fournisseur qui a l'habitude et la réputation de protéger les données personnelles et la vie privée de ses clients. Prendre le temps de comprendre les fournisseurs de service de visioconférence et les mesures de sécurité qu'ils ont mises en place ne vous sera bénéfique qu'à long terme.

9. Envisager la diffusion en direct

La visioconférence a un but précis : la communication et l'échange d'informations en temps réel et dans les deux sens entre les hôtes et les participants. Si votre besoin est principalement la communication sortante vers un public, vous pouvez aussi considérer le streaming ou diffusion en direct comme votre canal principal. Cela limite la possibilité pour des parties extérieures de perturber votre message et votre présentation, en particulier dans les situations d'appels importants. Heureusement, le streaming en direct est disponible en option pour certains fournisseurs de visioconférence, ce qui vous permet de diffuser à un public plus large tout en préservant votre capacité à rencontrer et à interagir avec des individus et des petits groupes à un niveau plus personnel. 

10. Donner la priorité au cryptage et aux politiques de protection de la vie privée des entreprises

Compte tenu de la prévalence de la cybercriminalité et des cyberattaques, comme la multiplication des cas de détournement de réunions vidéo par de mauvais acteurs, il est fortement recommandé de mettre l'accent sur la confidentialité des données et la cybersécurité dans votre recherche d'une solution de visioconférence. Heureusement, la plupart des documents relatifs à la politique de sécurité et de confidentialité des fournisseurs sont accessibles au public sur leurs sites web.  Lorsque vous réfléchissez aux politiques des fournisseurs, tenez compte des éléments suivants :

  • Le fournisseur indique-t-il explicitement quelles données il collecte et comment elles sont sécurisées ?
  • Le fournisseur précise-t-il combien de temps les données sont conservées et dans quel but ?

N'oubliez pas qu'il vous appartient en dernier ressort, en tant que client ou administrateur informatique, d'approfondir la question pour déterminer si une offre résiste à un examen minutieux en matière de confidentialité et de sécurité et si vous êtes prêt à accepter les mises en garde et les risques qui y sont associés.

 

En résumé

Alors que certains pièges de la visioconférence peuvent être simplement attribués à une erreur de l'utilisateur, les autres sont le produit de défauts dans le service utilisé et des compromis faits par le fournisseur lui-même. Ce n'est un secret pour personne que la manière dont la technologie est codée, conditionnée et déployée a un impact significatif sur la sécurité de vos données et la confidentialité de vos conversations avec les plateformes de réunion. Mais vous devriez également être à l'aise avec le niveau de transparence qu'un fournisseur maintient concernant son offre et la manière dont il traite vos communications et votre propriété intellectuelle.

Nous prenons tous des mesures pour assurer notre propre sécurité et celle de notre famille et de nos amis pendant les périodes de confinement dû au Coronavirus. Assurons-nous également que nous faisons de même avec nos outils de communication.

Si vous avez actuellement besoin d'un service de visioconférence sécurisé, DWPRO est à même de vous accompagner et recommander des fournisseurs qui répondront au mieux à vos exigences en terme de sécurité et de confidentialité.