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20 Avril 2020

Ce dont vous avez besoin pour mener une visioconférence

Depuis le début de l'épidémie de Covid-19, la plupart des entreprises ont du adopter le télétravail (travail à distance ou encore travail à domicile) du jour au lendemain.
Visioconférence

Comme les entreprises s'adaptent au travail à distance (télétravail), la plupart ont dû faire face à des défis logistiques et techniques, comme la mise en place de la visioconférence ou vidéoconférence pour l'ensemble de leur équipe et la garantie que les exigences du système soient pleinement prises en charge sur tous les appareils.

Heureusement, il existe quelques directives de base pour réussir la mise en place de services de visioconférence (ou vidéoconférence) et de systèmes, logiciels et matériels.  Ces directives vous permettrons de mettre en place une visioconférence ou vidéoconférence qui maintienne de manière fiable une qualité audio et vidéo élevée. Nous avons créé cet article pour vous donner une liste de contrôle simple et directe que vous pouvez utiliser pour vous lancer dans la visioconférence ou vidéoconférence.

 

Configuration minimale requise pour la visioconférence ou vidéoconférence

Avant d'entrer dans les détails du matériel de visioconférence et des logiciels de visioconférence dont vous aurez besoin pour votre solution de visioconférence ou vidéoconférence, commençons par les exigences de base en matière de réseau, d'informatique et de caméra. La plupart des solutions de visioconférence actuelles comprennent une infrastructure centrale hébergée dans le Cloud qui achemine les appels entre les clients, des appareils personnels et des terminaux de salles de réunion. Même le meilleur équipement de visioconférence au monde ne fonctionnera pas correctement si vous ne disposez pas d'un réseau performant ou si vous n'utilisez pas un service de visioconférence de haute qualité.

 

1. Caméra ou webcam de bonne résolution

La visibilité des subtilités comme les expressions faciales et le langage corporel sont cruciales pour la qualité d'une visioconférence ou vidéoconférence. Si de tels détails se perdent, les réunions manquent de l'authenticité des interactions en face-à-face de la vie réelle. Pour les services de visioconférence qui ne prennent en charge que la résolution 1280x720 (720p), dite résolution standard, une caméra 720p est tout ce dont vous aurez besoin. Cependant, la plupart des solutions de visioconférence professionnelles offrent a minima une résolution Full-HD 1920x1080 (1080p), et certaines comme Lifesize prennent en charge la visioconférence en 4K, ce qui permet de voir et d'utiliser des systèmes vidéo avec des résolutions allant jusqu'à 3840x2160 (4K) à leur pleine résolution

 

2. Ressource informatique

Si votre ordinateur ne dispose pas d'un processeur suffisamment rapide, la qualité audio et vidéo de votre visioconférence ou vidéoconférence sera dégradée afin de répondre au mieux aux spécifications de votre système. Pour les visioconférences ou vidéoconférences d'aujourd'hui, votre ordinateur doit disposer d'au moins 2 Go de mémoire vive et d'un processeur quadricoeur.

 

3. Bande passante du réseau 

L'effet d'un réseau lent sur la visioconférence ou vidéoconférence est similaire à celui d'un processeur informatique lent : votre appel s'ajustera dynamiquement pour vous donner la meilleure qualité possible avec le réseau disponible. La largeur de bande du réseau nécessaire dépendra de la résolution et de la fréquence d'images que vous souhaitez : 1 Mbps est suffisant pour 15 fps à une résolution de 720p, tandis que 30 fps à 4K nécessiteront plus près de 4 Mbps. Et si un réseau Wi-Fi bien conçu permet de se connecter sans fil partout dans le bâtiment, n'oubliez pas que plus il y a de participants à la visioconférence ou vidéoconférence, plus la bande passante nécessaire est importante.

 

 

Exigences matérielles pour la visioconférence ou vidéoconférence

 

Maintenant que vous connaissez les exigences minimales en matière de réseau, de ressource informatique et de résolution vidéo, il est temps de mettre en place tout l'équipement adéquat. Les besoins matériels en audio/vidéo de votre installation dépendra principalement du nombre de personnes, des lieux et de la taille de la salle de réunion. Voici les éléments de base de l'équipement de visioconférence ou vidéoconférence dont vous aurez besoin pour une salle de réunion.

 

1. Système de visioconférence

Les appels vidéo de meilleure qualité commencent par une très bonne caméra de visioconférence. Notre gamme professionnelle d'équipements d'audioconférence et de visioconférence  ou vidéoconférence est conçue pour offrir une expérience de réunion exceptionnelle. Des salles de réunion standard, aux grandes salles de conseil d'administration ou encore aux huddle rooms, nos solutions de salle de réunion vous permettront de conduire des visioconférences très qualitatives avec des fonctionnalités tel que le partage d'écran ou le partage de contenu sans fil dans tous vos espaces de réunion

 

2. Écran d'affichage professionnel

La taille et le type d'écran  requis dépendent principalement de la taille et du nombre de personnes pour lesquelles la salle est conçue. Un seul écran 4K suffit pour de nombreuses petites salles de réunion, tandis que les salles de conférence et les salles de conseil sont généralement adaptées à un double affichage ; quant aux amphithéâtres ils sont plus adaptés à des vidéoprojecteurs.

 

3. Prise de son

Un téléphone de conférence à écran tactile avec microphone intégré permet de naviguer dans votre répertoire, de contrôler les options de panoramique/inclinaison/zoom (PTZ) de la caméra et de mettre les fonctions essentielles de conférence audio à votre portée. Les téléphones de conférence spécialement conçus pour la visioconférence ou vidéoconférence seront dotés d'une fonction d'annulation de l'écho (AEC), d'un contrôle automatique du gain et d'une réduction automatique du bruit pour offrir aux participants de la salle de réunion un son cristallin. Pour les salles de réunion ultra-larges, des extensions de microphone peuvent être ajoutées pour étendre la portée du réseau de microphones.

 

 

Configuration logicielle requise pour la visioconférence ou vidéoconférence

Un bon appel vidéo est la combinaison d'un équipement performant, d'un réseau robuste et du logiciel utilisé pour relier le tout. Le logiciel de visioconférence devient le portail qui vous permet de voir vos collègues, partenaires et clients en face à face. Il prend également en charge les lourds travaux de codage et de décodage nécessaires au cryptage sécurisé de vos appels et à la diffusion en temps réel de vos données audio et vidéo. Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre système, vous aurez besoin d'un logiciel intuitif et facile à utiliser. 

 

1. Logiciels de vidéoconférence sur PC

Les applications basées sur un navigateur (WebRTC) et les applications de bureau peuvent utiliser des caméras et des microphones intégrés ou se connecter à des périphériques plus qualitatifs par le biais d'une connectivité USB ou Bluetooth. Des applications comme Google Hangouts / Google Meet sont utiles pour les appels vidéo simples, mais moins pour les visioconférences ou vidéoconférences qui doivent prendre en compte un plus grand nombre de participants, nécessitent une connexion à des systèmes de salle de réunion et requièrent des niveaux supplémentaires de fiabilité et de sécurité pour les réunions critiques. Un logiciel profondément intégré à votre matériel est la clé d'une connectivité simple et de l'utilisation complète de votre système. Certaines société comme Lifesize ou Cisco ont développé leur propre logiciel de visioconférence  - et complété par leurs propres systèmes de salle de réunion et leurs dispositifs de partage sans fil - ils permettent d'accéder facilement à des fonctionnalités telles que le partage d'écran sans fil pour faciliter la collaboration vidéo (ou visio-collaboration ou encore vidéo-collaboration) en temps réel. 

 

2. Applications de visioconférence mobile

Si les participants à votre réunion ont besoin d'un accès mobile, vous aurez besoin d'une application mobile. Les applications de visioconférence mobiles permettent aux participants d'accéder à la visioconférence ou vidéoconférence par l'intermédiaire de smartphones et de tablettes et comprennent des fonctionnalités et des mises en page conçues pour des écrans plus petits. L'application mobile Lifesize, par exemple, offre une option de zoom par pincement pour voir les détails d'une présentation partagée ainsi que la possibilité de glisser en mode "écoute seule", qui désactive les flux de la caméra lorsque vous êtes dans un espace très fréquenté et que vous ne pouvez pas participer à l'appel mais que vous voulez quand même écouter.

 

En bref

Il est courant pour les entreprises, quelque soit leur taille, de perdre beaucoup de temps sur les questions de mise en place de solutions de visioconférence ou de ne pas tirer correctement parti des fonctionnalités de leur système de visioconférence. Faire fonctionner tous vos équipements de visioconférence ou vidéoconférence conjointement et fournir à tous les participants à une réunion un accès mobile facile peut être un cauchemar avec une application gratuite - surtout pour les grandes réunions.

DWPRO, distributeur expert visioconférence et audiovisuel, accompagne ses revendeurs et leurs clients sur tous leurs projets de visioconférence ou vidéoconférence : les appareils de votre salle de réunion sont intégrés à votre application de visioconférence ou vidéoconférence pour une connectivité intégrée et une installation facile. Ajoutez à cela une qualité vidéo de Full-HD ou 4K, et vous pouvez créer une expérience de réunion unique, immersive et transparente qui fonctionne tout simplement.