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19 Juin 2020

Le télétravail ou travail à distance : bientôt la norme ?

Chaque équipe en travail à distance (ou télétravail) est unique, mais elles ont toutes une chose en commun : elles représentent l'avenir du travail.
Visioconférence

Chaque équipe en travail à distance (ou télétravail) est unique, mais elles ont toutes une chose en commun : elles représentent l'avenir du travail. Stimulées par l'évolution des préférences des employés et des tendances d'embauche, les entreprises du monde entier adoptent désormais ce nouveau modèle de travail hybride. Statistiquement, votre employeur a déjà mis en place ou va bientôt mettre en place une politique officielle de "travail à domicile" ou de travail à distance ou encore de télétravail, augmenter l'embauche dans les bureaux et les espaces de travail à distance, ou commencer à soutenir des horaires de travail flexibles. Pris ensemble, ces changements représentent une évolution significative de notre façon de travailler et de définir le lieu de travail. 

Toutefois, le concept de travail à distance ou de télétravail n'est pas nouveau. À la fin des années 1980 et dans les années 1990, lorsque les gens ont commencé à posséder des ordinateurs personnels et à avoir accès à l'internet à domicile, le travail à distance ou télétravail est devenu une alternative viable au travail au bureau. Avec l'amélioration de la technologie informatique personnelle, l'accélération du débit de l'internet et l'accessibilité du Wi-Fi, les employés ont réalisé qu'ils pouvaient accomplir efficacement leurs tâches professionnelles en dehors du bureau - pour autant que leur employeur le leur permette. 

Plus récemment, les progrès réalisés dans les outils de productivité basés sur le cloud, la visioconférence (ou vidéoconférence) et les puissantes applications de collaboration ont fait exploser la popularité du travail à distance ou télétravail. En fait, des études montrent que d'ici 2025, le travail à distance ou télétravail sera égal ou supérieur au travail de bureau fixe traditionnel. Le phénomène du travail à distance ou télétravail s'explique par plusieurs tendances :

  • La mondialisation des entreprises nécessite le  travail à distance ou télétravail. Selon l'Université de Londres, les voyages d'affaires internationaux ont augmenté de 25 % entre 2013 et 2018. Pour mieux répondre aux besoins des entreprises à l'échelle mondiale, les sociétés investissent dans de nouvelles méthodes de communication afin de renforcer la collaboration interne et d'améliorer l'expérience client. La culture d'entreprise et la collaboration ont dépassé les limites d'un lieu physique et se font désormais virtuellement grâce à des outils de communication numérique tels que les applications de chat et la visioconférence en face à face ; on voit d'ailleurs de nouveaux termes apparaître et on commence à parler de vidéo-collaboration ou encore de visio-collaboration
  • Les entreprises s'appuient sur des équipes en travail à distance ou télétravail pour faire face à la pénurie de talents. En mettant en place des accords de travail à distance ou télétravail, les entreprises peuvent désormais embaucher les meilleurs talents pour un poste donné, quel que soit leur emplacement physique.
  • Les jeunes employés attendent des employeurs qu'ils soutiennent l'évolution des préférences professionnelles. On a beaucoup écrit sur l'impact des employés dits "millenials" (Génération Y) et de la Génération Z qui entrent sur le marché du travail. Les recherches montrent invariablement que les jeunes employés préfèrent travailler là où ils sont le plus à l'aise et le plus productifs. En conséquence, les employeurs élaborent des politiques de travail à distance ou télétravail pour s'adapter aux différentes méthodes de collaboration

 

Qu'est-ce que le travail à distance ou télétravail ?

Le travail à distance ou télétravail se réfère généralement au travail effectué par les employés d'une même entreprise qui sont séparés par leur localisation géographique. On dit de ces employés qu'ils sont en travail distribué ou qu'ils forment une équipe distribuée.  Il peut s'agir d'un mélange d'employés qui travaillent dans un environnement de bureau traditionnel et d'employés qui travaillent à domicile, dans des espaces de co-working, dans des espaces publics ou dans des bureaux éloignés, ainsi que d'employés mobiles qui travaillent en déplacement. Les progrès technologiques et les changements dans l'économie mondiale augmentent la répartition géographique du travail dans tous les secteurs. 

 

Différences entre le travail distribué et le travail à domicile

Le travail distribué fait référence aux entreprises qui ont un ou plusieurs employés qui travaillent dans des lieux physiques différents. Ce modèle de travail mixte peut comprendre des équipes sur place dans un ou plusieurs bureaux, ainsi que des employés à distance qui travaillent à domicile, dans des espaces de co-working ou dans des espaces publics, ou encore en déplacement. Les employés qui travaillent à domicile ne sont qu'une partie d'une équipe géographiquement répartie.

 

Les facteurs qui rendent le travail "distribué"

 La main-d'oeuvre répartie de chaque entreprise semble différente, mais la plupart des équipes dites distribuées comprennent un, tous ou une combinaison des facteurs suivants :

  • Plus d'un emplacement de bureau : de nombreuses entreprises ont plus d'un bureau physique. Cela donne à une entreprise l'avantage de disposer d'un plus grand réservoir de talents et d'une présence locale dans plusieurs endroits. En engageant des employés qui connaissent la langue maternelle et les coutumes locales, les entreprises peuvent établir des relations plus solides et une confiance accrue dans des régions géographiques spécifiques. En outre, les entreprises qui opèrent à l'échelle mondiale ont l'avantage d'avoir des employés qui travaillent dans différents fuseaux horaires pour fournir un support hyper-réactifs aux clients internationaux.
  • Les employés en travail à domicile : dans le monde, 70 % des personnes travaillent à domicile au moins une fois par semaine. Un pourcentage croissant de ces employés travaille à domicile de manière permanente. Cette situation est avantageuse tant pour les employeurs que pour les employés. Les travailleurs entièrement à distance permettent aux entreprises d'économiser substantiellement sur leurs charges, puisque l'entreprise ne doit pas fournir à l'employé des bureaux, de l'électricité, de la nourriture, etc. Pour les employés, le travail à domicile leur donne un horaire de travail flexible sans perte de temps due aux déplacements et un environnement de travail confortable et familier. 
  • Les employés qui travaillent dans des espaces de co-working ou dans des espaces publics : le travail à domicile n'est pas pour tout le monde. Certains travailleurs à distance aiment l'idée de travailler régulièrement dans un café local ou dans un endroit calme comme une bibliothèque. D'autres employés peuvent avoir du mal à respecter un horaire de travail régulier ou à rester concentrés avec les nombreuses distractions à la maison ou dans les espaces publics. Pour les employés qui vivent à une distance considérable d'un des bureaux principaux de leur entreprise et qui n'aiment pas l'idée de travailler à domicile ou dans un espace public, un  espace de co-working est une excellente option. Cela permet aux employés de se déplacer localement dans un bureau partagé et loué qui offre souvent un environnement de travail plus structuré et plus productif. En outre, certaines entreprises qui ont plusieurs employés éloignés dans un lieu géographique spécifique peuvent trouver plus rentable et plus productif de faire travailler ces employés dans le même espace de bureau partagé.
  • Les employés mobiles qui travaillent en déplacement : les employés mobiles sont ceux qui travaillent en déplacement, loin du bureau principal et de leur domicile. Les employés mobiles ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises, mais en général, une main-d'oeuvre mobile est un groupe de personnes qui se consacrent au travail "sur le terrain", loin du cadre traditionnel d'un bureau. Les vendeurs itinérants, les ingénieurs de terrain, les équipes de service, le personnel de livraison, les techniciens de maintenance, les employés de l'aviation et les responsables d'événements sont tous des exemples de postes au sein de la main-d'oeuvre mobile. 

 

Défis communs aux entreprises ayant une équipe en télétravail ou travail à distance (et comment les résoudre) 

  • Les défis de la communication : une communication efficace est la pierre angulaire de toute équipe qui fonctionne, et elle est particulièrement cruciale pour les entreprises dont la main-d'oeuvre est en travail à distance ou télétravail. Les applications de messagerie instantanée, de chat et de visioconférence ou vidéoconférence facilitent plus que jamais la communication, la collaboration et la résolution de problèmes avec votre équipe en travail à distance ou télétravail. En plus des réunions d'équipe régulières par visioconférence ou vidéoconférence, les réunions individuelles sont tout aussi importantes. Les membres de votre équipe ont ainsi la possibilité de partager un problème, une idée ou une pensée dans un environnement privé et confidentiel. L'interaction en face à face et en temps réel ajoute un élément humain à la conversation et vous aide à comprendre ce que les membres de votre équipe essaient de communiquer. 
  • Barrières linguistiques et  culturelles : avoir une équipe distribuée à l'échelle mondiale, avec des origines, des langues et des cultures différentes, peut être un défi. Dans le cadre d'un exercice de constitution d'équipe inter culturelle, demandez à chaque membre de votre équipe de partager ses idées et ses histoires sur sa langue maternelle, sa culture et sa nourriture. Vous pouvez également demander aux membres de l'équipe d'apprendre à dire des salutations ou de courtes phrases dans la langue maternelle de leurs collègues. Cela permettra de réduire les malentendus culturels, de promouvoir l'appréciation des différentes cultures et de renforcer les relations entre les membres de l'équipe.
  • Conflits d'horaires : Pour les équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires, la coordination des horaires de rencontre peut être difficile. Essayez de choisir des heures de réunion qui correspondent aux heures de travail habituelles de chacun pendant la journée. Pour certains, ce peut être le matin, tandis que pour d'autres, c'est l'après-midi ou le début de la soirée. Une solution de visioconférence ou vidéoconférence qui se synchronise avec votre agenda Google, Apple ou Outlook réduira les conflits d'horaires. Pour les équipes qui se trouvent de part et d'autre de l'hémisphère, il faut faire preuve de créativité. Enregistrez la réunion en visioconférence  ou vidéoconférence pour ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion en direct afin qu'ils puissent toujours la visionner plus tard.
  • Suivi et mesure des performances : lorsqu'on gère une équipe en télétravail ou travail à distance, il est utile de disposer d'un moyen quantitatif d'évaluer les contributions de chaque membre de l'équipe. En utilisant des logiciels de gestion de projet et de productivité comme Asana ou Monday.com, vous pouvez facilement suivre l'avancement des projets et mesurer les performances individuelles. Ces outils vous fournissent un aperçu inestimable et aident les employés à rester concentrés sur leur tâche et à  contribuer activement aux objectifs de l'équipe. Les outils de visioconférence ou vidéoconférence professionnels fournissent également des données intéressantes sur la participation aux réunions, l'utilisation et bien d'autres choses encore.

 

Les avantages d'une équipe distribuée en télétravail ou travail à distance

  • Accès à des talents mondiaux : le plus grand avantage d'avoir une équipe distribuée est peut-être la capacité des entreprises à trouver et à employer les meilleurs talents du monde entier. Cela signifie que les entreprises ne sont pas limitées à l'embauche de candidats locaux qui vivent à une distance de leur bureau. La distance et les frontières géographiques n'ont plus d'importance. Au contraire, les organisations ont accès à un vaste réservoir de travailleurs qualifiés et compétents de toutes les régions du monde. 
  • Stimuler l'innovation : les équipes distribuées ouvrent la porte à des talents de tous horizons, connaissances et expériences, ce qui permet de mettre sur la table des idées et des modes de pensée différents. En employant des personnes qui ne regardent, ne parlent ou ne pensent pas comme le reste de votre équipe, vous pouvez éviter les pièges coûteux du conformisme, qui décourage la pensée novatrice.  En fait, une étude de McKinsey and Company a révélé que les entreprises qui présentent une plus grande diversité ethnique et raciale obtiennent de meilleurs résultats que la moyenne du secteur, avec une augmentation de 35 % des performances financières.
  • Augmenter la productivité des employés : permettre aux membres de votre équipe d'avoir un horaire flexible et de travailler là où ils sont le plus à l'aise contribue à stimuler la productivité. Une étude de deux ans menée par l'université de Stanford a montré que la productivité est étonnamment améliorée lorsque les employés travaillent à distance. Il s'avère que les employés à distance prennent des pauses plus courtes, ont moins de jours de maladie et prennent moins de temps libre. En fait, les travailleurs à distance effectuent en moyenne près d'une journée complète de travail supplémentaire chaque semaine, par rapport à leurs collègues qui travaillent exclusivement au bureau.
  • Une meilleure couverture : le fait d'avoir une équipe répartie sur plusieurs régions et fuseaux horaires permet aux entreprises d'avoir une meilleure couverture mondiale. Les bureaux distants et les membres de l'équipe qui travaillent dans divers endroits stratégiques permettent aux entreprises d'avoir une présence locale dans cette région - des employés qui connaissent la langue, la culture et les coutumes locales. C'est un atout inestimable pour une entreprise qui essaie d'avoir un impact sur ce lieu. En outre, en employant des personnes de différents fuseaux horaires, les entreprises peuvent facilement fournir des services 24 heures sur 24 dans le monde entier et les équipes peuvent travailler sur des projets 24 heures sur 24 pour une réalisation plus rapide. 
  • Fournir des effectifs à un prix abordable : bien que la réduction des coûts ne soit pas la seule raison d'avoir une équipe qui travaille à distance, elle constitue un avantage supplémentaire. Pour les entreprises ayant des bureaux dans de grandes zones métropolitaines, il peut être coûteux d'agrandir vos bureaux pour faire face à l'augmentation de vos effectifs. Au lieu de cela, vous pouvez embaucher des employés qui travaillent à distance sans avoir à payer de loyer supplémentaire pour l'espace de bureau, ni de frais de mobilier, d'électricité, de nourriture et de boissons, ni d'autres dépenses. L'ouverture de bureaux supplémentaires plus petits dans des régions moins coûteuses ou la location de locaux dans des espaces de co-working ou centres d'affaires peut vous permettre de réaliser des économies supplémentaires.. 
  • Le  télétravail ou travail à distance pour faire face à des pandémies : la pandémie de coronavirus a perturbé les lieux de travail et les habitudes de travail dans le monde entier, accélérant bon nombre des tendances énumérées ci-dessus (et intensifiant les défis). Le  télétravail ou travail à distance devient la règle et un nombre plus important que jamais d'employés travaillent à distance. 

 

DWPRO, distributeur expert visioconférence et solutions d'aménagement d'espaces technologiques, accompagne ses revendeurs et leurs clients dans tous leurs projets de digitalisation de leurs espaces de travail et de mise en place de solutions de communication pour leurs équipes quelque soit leur manière de travailler.