Bien préparer la visioconférence

Bien préparer la visioconférence
Pour une visioconférence réussie, il est nécessaire de bien la préparer. Effectivement, comme les participants ne se trouvent pas forcément dans un même local, il est nécessaire de bien capter l’attention des autres acteurs. Plusieurs facteurs entrent en jeu car ce type de conférence est différent d’une réunion traditionnelle. Il est donc judicieux de bien la préparer.
 
1. La préparation
 
Quelques jours avant la réunion, il est utile de rappeler à tous les participants la date et l’heure, l’ordre du jour, les moyens de communications à utiliser. En effet, ce mode de communication nécessite un autre mode opérationnel spécifique. Il est nécessaire d’informer les intervenants sur le timing, l’ordre de passage de chaque interlocuteur ainsi que le scénario.
Il faut également que celui qui organise la visioconférence maîtrise bien les outils qu’on va utiliser, et que tous les instruments à employer fonctionnent bien. Finalement, bien maîtriser les sujets à aborder afin que le jour J, on est à l’aise et ne pas être stressé.
 
2. L’apparence
 
Ce point est très important dans une visioconférence. Il ne faut pas oublier que les interlocuteurs, même s’ils ne sont pas dans la même pièce, vous voient. Donc, il est nécessaire d’avoir porté un soin particulier sur ses effets vestimentaires. Par exemple, pour que l’image ne soit pas brouillée, il faut éviter de porter du noir, ni des vêtements à rayures. En principe, il faut avoir une apparence impeccable et ne pas porter d’accessoires susceptibles de distraire les participants.
 
3. Maintenir l’attention des visioconférenciers
 
Comme on a dit plus haut, une visioconférence est différente d’une réunion traditionnelle. On ne se trouve pas dans un même endroit, les participants pourront donc être distraits par quelque chose qui se passe dans son local. La préparation doit donc être impeccable. Pour ce faire, on note les points à aborder, il faut capter et accrocher l’attention des conférenciers. Et attirer de façon durable leur intérêt dans ce que vous discutez. Ne pas rester assise ou debout le long de la réunion à distance, et ne pas faire de mouvement brusque. Il faut aussi tenir compte de la portée du micro et de la caméra pour rester dans le jeu. Il faut s’impliquer totalement et ne pas faire d’autres choses.
 
4. Une bonne élocution et de bons outils pour une bonne écoute
 
Comme la visioconférence nécessite des outils comme le microphone, on doit s’assurer qu’il n’y ait pas d’intérférences, et s’assurer tout au début de la réunion que tous les participants vous entendent clairement. Préparer le local afin de le rendre le plus silencieux que possible, éviter les bruits parasites.
En ce qui concerne l’élocution, qui est très importante, on doit veiller à ce que ses collaborateurs puissent suivre le discours sans trop faire d’effort. On doit donc rester intelligible dans son discours, et ne pas parler ni trop lentement, ni trop vite. Bien articuler, sans toutefois exagérer.
 
5. Faire primer l’interactivité
 
Afin de maintenir leur attention, il faut les faire participer, il ne s’agit pas de monopoliser la réunion. Ainsi, les participants ressentent un sentiment d’appartenance au groupe.

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