À partir de 2015, la délibération pourra se faire par vidéoconférence ou email

À partir de 2015, la délibération pourra se faire par vidéoconférence ou email
À compter de l’année prochaine, les organes de différentes administrations (Pôle Emploi, organismes de sécurité sociale, certains musées...) auront la possibilité de réaliser leur délibération par email ou au moyen d’un outil de vidéoconférence. L’utilisation des nouveaux outils de télécommunication doit toutefois constituer une exception.
 
Les nouvelles technologies au service des organes collégiaux
 
Récemment, le gouvernement vient de rendre public une ordonnance relative « aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial ». Dans le fait, ce texte offre aux dirigeants des administrations de l'État, des organismes de sécurité sociale, des établissements publics à caractère administratif (Pôle Emploi, le musée du Louvre...) la possibilité d’avoir recours aux nouvelles technologies dans leur prise de décision. Cette ordonnance cherche à trouver une alternative aux réunions classiques, qui devient rapidement obsolète à l’heure où l’Internet est entré dans les usages.
À travers ce texte, il est possible pour un président d’un organe collégial de décider l’organisation d’une délibération soit par visioconférence, soit par tout procédé qui permet l’échange d’écrits transmis par voie électronique et qui permet un dialogue en ligne ou par messagerie.
Cette ordonnance entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2015. À compter de cette date, différentes administrations seront en mesure de prendre des décisions à l’aide de logiciels de messagerie ou de vidéoconférence, comme Skype. Pour autant, il ne s’agit pas d’une obligation puisque les organes collégiaux pourront toujours se réunir. C’est pourquoi l’on peut dire que l’usage des nouvelles technologies restera exceptionnel.
 
Le recours aux nouveaux moyens de télécommunication tel que la visioconférence doit rester la dernière solution
 
L’ordonnance appelle cependant les présidences des organes collégiaux à rester vigilants. Ils sont tenus de garantir le secret du vote et l’outil choisi doit permettre « l'identification des participants » et veiller à ce que la « confidentialité des débats soit respectée vis-à-vis des tiers ».
Pour les procédures de sanction, la tenue d’une réunion est obligatoire et l’usage des services de messagerie est interdit. Cette exception pourrait également s’étendre à d’autres types de procédures, par voie de décret et pour des raisons « de bonne administration ».
Les collectivités territoriales ou leurs groupements ne sont pas concernés par cette ordonnance.
 
À noter : une autre ordonnance rendue public le vendredi dernier contraindra d’ici deux ans toutes les administrations à pouvoir être saisie par voie électronique, par email ou téléservice dédié. Ce texte concerne également les échanges entre administrations.
Force est de constater que les nouvelles technologies connaissent un succès notable auprès des autorités publiques. Pour les professionnels, l’usage de la vidéoconférence est déjà entré dans les mœurs, comme en témoigne la hausse des demandes dans cet outil de communication. Et n’oublions pas non plus que le premier baccalauréat par visioconférence s’est tenu pour la première fois cette année. On pourrait alors espérer que le recours aux nouveaux moyens de télécommunication se généralisera rapidement à partir de l’année 2015.

Accéder au portail de la visioconférence

Autres actualités